Das sogenannte Pressemailing gilt im Prinzip als die einfachste und nahezu beste Art Pressemitteilungen zu verbreiten und als Informationsgrundlage für Journalisten und Redaktionen. Um jedoch effektiv solch ein Pressemailing einzusetzen, sollte man bestimmte Regeln beachten, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Grundsätzlich sollte jede Mail als Pressetext oder Pressemitteilung ausgewiesen werden, damit sich nicht übersehen oder gelöscht wird. Innerhalb der Betreffzeile der Email sollten genau so viele Informationen vorhanden sein, dass sie schnell als Pressenachricht erkannt werden kann und auch die Information heraussticht. Und zwar ohne das die
Betreffzeile zu ausschweifend wird. Ebenso wichtig ist es, auf html-Mails zu verzichten und stattdessen reine Texte zu verfassen. Die Pressemeldung sollte auch niemals in den Anhang gepackt werden, sondern lediglich die Email ausfüllen, die übersichtlich gegliedert sein sollte, so dass man den Zusammenhang und die wichtigen Informationen auf Anhieb erkennt.

Denn nur so erregen sie auch tatsächlich das Interesse. Unübersichtliche Mails
entnerven den Empfänger und führen oft dazu, dass die Nachrichten nicht wirklich gelesen werden. Klar erkennbare Zusammenhänge dagegen führen dazu, dass tatsächlich eine Informationsaufnahme und letztendlich Verarbeitung stattfindet. Im unteren Bereich der verfassten Pressemail sollten ausreichend und detaillierte Kontaktmöglichkeiten des Emailverfassers aufzufinden sein. Dies bedeutet Informationen darüber wer als Ansprechpartner fungiert, Telefonnummer für eventuelle Rückfragen, Adressdaten, etc. Diese Entwicklung in Sachen Presse und PR soll dafür sorgen, dass damit auch nutzergenerierte Inhalte geschaffen werden, die somit durch Suchmaschinen weit besser aufgefunden werden können und damit noch einmal eigene PR unabhängig von Presse und Redaktion leisten. Die gleichzeitig bereit gestellte Möglichkeit des Downloads der gebündelten Informationen wiederrum sorgt dafür, dass sie zu redaktionellen Zwecken weiter verarbeitet werden können. So wird ein doppelter, nützlicher Zweck erreicht, nämlich die Öffentlichkeitsarbeit durch PR und Presse und der Kommunikationsempfänger direkt.

Wenn man möchte, dass die eigene Pressemitteilung auch als professionell anerkannt und entsprechend gewürdigt wird, sollte man auf jeglichen Emailanhang verzichten und stattdessen Links zu den Informationen und ergänzenden Dateien aufführen. Wichtig sind darüber hinaus Beschreibungen, Urheberrechte, Formate, Dateiumfang, usw. Sinnvoll ist es auch, die Emailadresse so zu kennzeichnen, dass sie direkt auf die Pressearbeit hinweist, wie zum Beispiel presse@ oder presseinformation@. Zusätzlich zu dieser Adresse bedarf es auch eines gut sortierten und aktuellen bzw. stetig aktualisierten Emailverteilers in dem sich die Emailadressen wichtiger Redaktionen und Journalisten befinden. Denn grundsätzlich macht es wenig Sinn, eine Pressenachricht an nur eine Redaktion zu schicken. Allerdings sollten die Adressen der Redaktionen nicht offen in der Empfängerzeile zu sehen sein. Man kann sie über spezielle Funktionen des Emailprogramms praktisch unsichtbar machen, zum Beispiel unter BBC in der Adresszeile der Email. In die eigentliche Adresszeile, setzt man lediglich die eigene Mailadresse. Grundsätzlich ist es in jedem Fall wichtig, dass der Emailverteiler immer aktuell ist, auch wenn Aufbau und „Pflege“ recht viel Zeitaufwand und Recherche erfordern lohnt es sich letztendlich. Denn nur gut und weiträumig verteilte Informationen erzielenauch den gewünschten Effekt und die gewünschte Aufmerksamkeit. Das Versenden der Informationen bzw. Pressetexte sollte möglichst nicht an Wochenenden oder Feiertagen erfolgen und auch relativ schnell und zeitnah an den Gründen der Pressemitteilung, da die Bearbeitung oftmals langwierig ist und die Effektivität mit jedem Tag weniger wird und etwaige Interessenten einbüßt. Nicht zu vergessen ist auch, dass man erreichbar für Rückfragen sein sollte. Zumindest in den ersten Tagen nach Versenden der Pressemitteilungen. Denn eine Nichterreichbarkeit und damit ein Fehlen von vielleicht relevanten Zusatzinformationen und Antworten ist ebenfalls ein Grund für Redaktionen, das Interesse an der Nachricht aufzugeben und sich einer anderen zuzuwenden. Denn tagtäglich gehend dort hunderte von Meldungen und News ein.